Entrevista con nuestra encargada de las mudanzas de la Administración del Estado y Comercial Internacional

Raquel Galarón: “Mi reto ha sido y es aprender, saber más día a día, no solamente en mudanzas, también Aduanas complicadas y situaciones atípicas … también mis errores han jugado un papel importante ya que de ellos he aprendido mucho”.

Raquel Galarón es minuciosa y detallista, tanto en el ámbito profesional como en el privado, esto es bueno en gran medida, aunque en más ocasiones de las que le gustaría, crea impotencia, no todos somos iguales. Tremendamente adaptable a los cambios cotidianos, bien sean profesionales o personales, y siempre con alegría y positividad, viviendo el lado bueno y asumiendo sin problemas lo que vaya surgiendo. En nuestra vida cotidiana nos surgen momentos difíciles y complicados, hay que afrontarlos, ¿no es más sencillo hacerlo con energía y alegría?
Le encanta el otoño, el invierno, la montaña y la lectura. Y le gusta trabajar en equipo.

¿Cuáles fueron tus comienzos en el sector de transporte?
Hace unos 26 años, comencé a trabajar en una empresa de transporte de obras de arte, montaje de exposiciones y almacenaje de arte. Estuve 13 años, encargándome de la coordinación, transporte nacional e internacional de exposiciones, recopilación de obras para las salas, contacto directo con museos e instituciones, coleccionistas privados, galerías de arte, artistas… y todo lo que conlleva una exposición, desde el primer contacto hasta la inauguración de la misma. La experiencia que ahí adquirí me sirvió perfectamente para trabajar en casi cualquier tipo de trabajo que implicara un transporte. El cambio no me supuso problema alguno, tenía la experiencia comercial y la logística, tanto en nacional como en internacional… aunque sí es cierto que durante una época eché de menos las exposiciones, los cuadros, las esculturas y los artistas…

Llevo otros 13 años trabajando con mudanzas, comencé en el departamento comercial, trabajando solamente con el personal diplomático y funcionario del estado que se encuentra en las Embajadas de todo el mundo, continué con empresas y después tráfico marítimo, aéreo y terrestre, he estado en casi todos los departamentos que puede tener una empresa de mudanzas internacionales.

Gracias a la experiencia de mi trayectoria profesional y a la adaptabilidad, no he tenido problemas en acoplarme en cualquier puesto de trabajo que pudiera requerir la empresa.

¿Cuéntanos cuándo y cómo comenzaste en el Grupo?

Mi primer día en el Grupo fue el 20 de noviembre de 2017.
Comencé en Grupo Amygo como apoyo al departamento que gestiona los contratos con la Administración del estado, tras haber conseguido el contrato con el Ministerio de Defensa para 2 años; era necesario el apoyo de una persona. En noviembre aún no era época alta de mudanzas del personal del Ministerio, por lo que estuve realizando trabajo comercial hasta el mes de febrero – marzo, que comencé con mi nueva etapa en el departamento de Defensa.

¿Cuál es la ventaja de trabajar en Grupo Amygo?
Es una gran empresa que no para de crecer, ofrece garantías estables y compromiso con los trabajadores.

Siempre hay trabajo que hacer y esto es importante para la empresa, pero también para uno mismo, el hecho de estar en continua actividad es bueno para la persona.

Estoy agradecida y contenta por haberme incorporado y formar parte de la plantilla de Grupo Amygo.

Cuéntanos brevemente cómo transcurre un día cualquiera en la vida de Rachel en la oficina.

Suelo llegar a la oficina unos 20’ antes de la hora de entrada. Me traslado en coche y la carretera a horas punta te puede dar disgustos. Saludo a los compañeros de camino a mi escritorio, enciendo el ordenador, abro los programas, reviso los emails entrantes y los valoro. Manejo 4 cuentas de correo electrónico y, en función de la época, priorizo. Me centro más en las cuentas del Ministerio de Defensa desde Febrero – Marzo hasta Septiembre y en las de mi correo electrónico particular, de la empresa, el resto del año. Contesto y soluciono los más urgentes, y lo que puedo solventar sobre la marcha. Los que requieren de la colaboración de los compañeros de logística o agentes, también los valoro en función de su importancia y urgencia. Intento ser lo más resolutiva posible, voy al grano, no me gusta entorpecer, innecesariamente, el trabajo diario de otros compañeros.
A lo largo del día contesto y asisto, telefónicamente y por correo electrónico, las dudas o temas varios que van surgiendo a los cliente y comisionados del Ministerio, así como elaborando presupuestos, recopilando y repasando documentación pendiente, solicitando precios a agentes, enviando documentación al Ministerio y, lo más importante, verificando y chequeando que todo está en orden.

Como detallé antes, y en función de la época del año, el trabajo varía entre el Ministerio de Defensa y clientes de Embajadas, particulares, empresas o agentes, por ello las labores diarias también varían entre departamentos.

Intento que al final del día no queden o queden los mínimos emails pendientes de solucionar, esto es complicado y un lujo, que a veces consigo. No obstante lo que siempre hago al final de mi jornada, antes de irme, es que todo quede encaminado y coordinado o paso el relevo a otro compañero para que no se rompa la atención y gestión de ningún expediente.

El día a día suele ser más complejo que lo aquí expuesto, esto es un pequeño boceto de cómo se desarrolla un día cualquiera.

Hemos sabido que Grupo Amygo ha ganado de nuevo el concurso del Ministerio Defensa para sus mudanzas internacionales a todo el mundo ¿Cómo funciona Grupo Amygo en la gestión administrativa de este contrato en concreto?

Este año ha sido nuestra 3ª temporada trabajando como únicos proveedores con las mudanzas internacionales terrestres de los comisionados del Ministerio de Defensa. No estuve la 1ª temporada y ahí se marcaron muchas bases, en la forma de trabajar para las siguientes temporadas. Fue la más complicada, era la primera y hubo que elaborar protocolos, programas, plantillas y bases operativas, siempre administrativamente hablando.

La 2ª temporada y con la experiencia a nuestras espaldas del año anterior, perfeccionamos los puntos más significativos, corregimos ahí dónde podíamos fallar, sentamos unas bases más estables, con unos protocolos y un seguimiento exhaustivo individualizado de cada una de las mudanzas de los comisionados. Elaboramos una forma de trabajar ordenada para que cada una de las mudanzas estuviera perfectamente controlada a todos los niveles. Creo que la clave es la organización, las reglas de ordenación, la disposición y el trabajo en equipo.

Esta 3ª temporada, a pesar de que su inicio fue bastante tardío y el trabajo que se debió realizar en 7 meses, se realizó en 5 y con un mayor número de mudanzas, hemos mantenido todas las claves del pasado año, por lo que el resultado de la temporada también ha sido muy satisfactorio.

El trabajo administrativo, acortando e intentando ir al grano, básicamente consta de un primer contacto con el comisionado, saber qué volumen aprox. va a trasladar y los detalles personales del mismo. A partir de ahí se abre un expediente físico e informático y todos los compañeros del equipo nos ponemos a funcionar, cerrando fechas de visita en el domicilio del comisionado y de mudanza, previendo y preparando la documentación que solicitará el Ministerio y organizando las rutas de los camiones.

Los meses en los que se desarrollan prácticamente el 95% de las mudanzas del Ministerio de Defensa, pueden resultar un poco durillos para todos los compañeros que formamos el departamento, muchísimo trabajo administrativo, logístico, telefónico…, y durante semanas damos el 100%, aunque creo firmemente que cuando esta labor se realiza bajo las claves expuestas, el resultado final es óptimo. Me encanta, disfruto de esta época, y aunque hay días que son mentalmente agotadores, el resultado merece la pena.

¿Cuál ha sido tu principal “challenge” durante tu experiencia en Grupo Amygo?
No solamente durante mi experiencia en Grupo Amygo, si no durante la experiencia que he tenido en mi trayectoria profesional. Mi reto ha sido y es aprender, saber más día a día, no solamente en mudanzas, también Aduanas complicadas y situaciones atípicas … también mis errores han jugado un papel importante ya que de ellos he aprendido mucho.

¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?
Me gusta cuando contacta telefónicamente un posible cliente que tiene que trasladarse al extranjero y no sabe cómo empezar su mudanza. Me gusta contarle todos los pasos de la mudanza, lo que se puede encontrar, lo que necesita, aconsejarle sobre los detalles más importantes que debe tener en cuenta, intento transmitirle tranquilidad, informar, resolver sus inquietudes y decirle que su mudanza está en buenas manos y que la trataremos como si fuera nuestra.

No descarto el resto de tareas, todo es interesante y entretenido, todo tiene su encanto, me gusta tener controlado el trabajo y que todo esté en orden.

¿En qué difieren un traslado internacional de una mudanza del Ministerio de Defensa a nivel logístico y de gestión?
A nivel logístico y operativo, ambas mudanzas se trabajan igual; el contacto con el cliente, el embalaje, el transporte, todo es igual o similar, pero a nivel de gestión la diferencia es considerable, ya que una mudanza de Defensa requiere de muchísimo trabajo administrativo antes, durante y después de la misma, además de estar presentes

¿Cómo se organizan? (personal, flete de camiones, contenedores…tamaño y tipología de los mismos…)

Lo primero es valorar el volumen de una mudanza y, en función del mismo, se prepara la logística, el tipo de contenedor marítimo, aéreo o terrestre, así como el número de operarios y material que serán necesarios para la recogida o entrega de la mudanza.
Cuando una mudanza es terrestre si el volumen varía un poco, no hay problema ya que son nuestros propios camiones, pero para valorar un contenedor marítimo tenemos que tener muy claro el volumen de la mudanza ya que de ello dependerá el uso de un contenedor u otro.

¿Cómo se establece una relación de confianza con el cliente cuando surge un imprevisto?

Personalmente creo que lo más importante, y en la gran mayoría de los casos, es que el cliente sepa la verdad del imprevisto. Para ello nos ponemos en contacto con él, le informamos de forma escueta y tranquila, y se le ofrece, además, una o varias soluciones. Con estas acciones, y como norma general, ganas más confianza del cliente.

¿Cuál es el nivel de satisfacción de los clientes en este tipo de mudanzas?

Si continuamos al hilo de la pregunta anterior, confirmo que cuando ofrecemos claridad al cliente ante los imprevistos que hayan podido surgir (bien por causas ajenas a nuestra voluntad o por causas nuestras), el cliente queda satisfecho, les gusta la sinceridad. Por ello aunque puedan tener alguna queja del imprevisto surgido, el grado de satisfacción es positivo.

Si hablamos de las mudanzas del Ministerio de Defensa, en general de las aproximadas 500 mudanzas que hemos realizado este verano, aproximadamente el 98 % de los clientes están satisfechos, según las encuestas de calidad, y las puntuaciones no bajan del 9, incluso si ha habido algún pequeño retraso, imprevisto o incidencia, el cliente queda satisfecho con el trato recibido por parte de todo el equipo durante toda la mudanza.

Cierto es, que nunca llueve a gusto de todos, por lo que siempre se debe contar con un porcentaje de clientes que no quedará satisfecho y, como norma general, es por un retraso, contratiempos como un cambio inesperado de fechas por parte del trasladado, que por agenda no podemos realizar, por causas ajenas o no a nosotros, o algo que no podemos asumir en la mudanza.

En general, la gran mayoría de clientes es agradecido, les gusta el trato recibido desde el primer contacto hasta el final. Les ayudamos muchísimo y personalmente sus mudanzas son tratadas como si fueran las nuestras propias.

¿Crees que en la era digital que estamos viviendo, tu trabajo va a evolucionar en los próximos 10 años? ¿De qué manera?

Sí, de hecho desde mis principios hasta ahora no ha parado de evolucionar, además de las herramientas de trabajo, los equipos y programas informáticos, los métodos y la accesibilidad a la información, la forma de hacer el trabajo mejor y conquistar al cliente con información rápida y de calidad.

¿Cómo te imaginas las mudanzas internacionales en 20 años?

Logísticamente hablando siempre vamos a tener que contar con medios de transporte para las mudanzas, bien sean camiones o contenedores marítimos y aéreos, por lo que en este aspecto no creo que cambie mucho. Posiblemente haya dispositivos más modernos para los camiones con el fin de que los transportes estén más controlados y las rutas más optimizadas.

Respecto a los materiales usados en los embalajes para mudanzas internacionales, no creo que vayan a cambiar notablemente, ya que los materiales utilizados son de buena calidad, además de una gran variedad que, en función de los enseres, se utiliza uno u otro.

Administrativamente hablando, y al hilo de la pregunta anterior, los métodos de trabajo muy posiblemente sean mejores, la tecnología no para de crecer y lo que hoy es bueno, en tres meses es mejor.

¿Qué consejos darías a las nuevas generaciones que quieran tomar el relevo en tu trabajo?

Es un trabajo relativamente sencillo y, aunque implique estar pendiente de muchos detalles a la vez, siempre que haya predisposición, cariño, ganas, empatía con los clientes y se acepten los imprevistos que vayan surgiendo de una forma resolutiva y animada, el final será óptimo.