Una mudanza de oficina surge de una nueva necesidad por la que pasan muchas empresas, ya sea por cambio de provincia o necesidad de ampliar el espacio actual. Cambiar el espacio de trabajo puede ser una oportunidad para optimizar procesos, mejorar la cultura laboral o crear un entorno más tranquilo y amplio para los empleados.
A continuación, os ofrecemos algunos consejos esenciales que debéis tener en cuenta para conseguir un traslado exitoso:
Planificación
La planificación es el aspecto mas importante en una mudanza de oficina, pero ¿Cuándo debemos comenzar a planificarlo?
Es recomendable comenzar con 3 meses de antelación a la fecha de mudanza. Crear un cronograma detallado de cada paso del proceso, de las necesidades y de todos los implicados, aporta tranquilidad y te permitirá evaluar las necesidades y coordinar con tiempo a todos los involucrados.
Involucra al equipo
Una mudanza de oficina afectará a todo el equipo de trabajo, por lo que es crucial ponerles en conocimiento de la situación.
Organiza reuniones, escucha las preocupaciones e inquietudes de todos ellos y asegúrate de que conozcan sus responsabilidades durante el proceso. Al hacerlos participe, podrás conseguir apoyo y aumentarás su compromiso con el cambio.
Elige el espacio
Para evitar realizar demasiadas mudanzas en poco tiempo, es importante elegir un inmueble que se ajuste a las necesidades actuales, teniendo en cuenta el crecimiento a corto y medio plazo de la empresa.
Resulta crucial considerar algunos aspectos como la accesibilidad y las facilidades de transporte que ofrece la nueva localización, para ofrecer a los empleados un espacio de trabajo satisfactorio y en el que se sientan cómodos.
Contrata una empresa fiable
En estos casos, cuando se trata de una mudanza de oficinas, no se debe subestimar la importancia de contratar profesionales. Elige una empresa especializada en este tipo de traslados, con amplia experiencia y el equipo necesario para transportar muebles, equipos tecnológicos y encargarse de la documentación de la empresa.
Organiza el embalaje
Si decides hacer tú mismo el embalaje, debes saber que la forma en que empaques puede marcar la diferencia. Usa materiales de calidad y etiqueta todas las cajas de manera clara. Considera desglosar las tareas de empaquetado por departamentos o áreas de trabajo, lo que facilitará el desembalaje y la organización en el nuevo espacio.
No olvides el soporte técnico
La tecnología es una parte crucial de cualquier oficina. Asegúrate de tener un plan claro para desconectar y volver a conectar computadoras, servidores y otros equipos. Involucra a tu equipo de TI para garantizar que todo esté listo para funcionar en el nuevo espacio tan pronto como llegues.
Considera minimizar las interrupciones
Una mudanza no debería significar una pérdida de productividad. Considera implementar un horario que permita a algunos empleados trabajar de manera remota durante la mudanza. También tienes la opción de trasladar el equipo en fases, de forma que las operaciones comerciales no se vean interrumpidas.
Asegúrate del nuevo espacio
Antes de la mudanza, asegúrate de que el nuevo espacio esté listo para recibir a tu equipo. Verifica que todos los servicios necesarios como la electricidad o el internet estén funcionando correctamente. Una inspección exhaustiva evitará sorpresas desagradables el día de la mudanza.
Conclusión
Realizar una mudanza de oficina exitosa es un proceso que requiere tiempo y sobre todo, una planificación detallada. Sin embargo, al seguir estos consejos y mantener una comunicación abierta con tu equipo, puedes transformar lo que a menudo se considera un evento estresante en una oportunidad emocionante para el crecimiento y la mejora de tu empresa. Si estás pensando en cambiar de oficina, recuerda que la clave está en la preparación y confiar en una empresa especializada en este tipo de traslado.